Valgkomité
1. Formål og oppgaver
Valgkomiteen består av det antall medlemmer som følger av klubbens lov.
Valgkomiteens oppgaver er å avgi innstilling til årsmøtet om valg av medlemmer til styret, herunder styrets leder og nestleder, samt øvrige valg av tillitsvalgte som skal foretas på årsmøtet, med unntak av valgkomiteens medlemmer.
Valgkomiteen skal arbeide for å foreslå en styresammensetning som kan ivareta klubbens interesser, og klubbens behov for kompetanse, kapasitet og mangfold. Det bør tas hensyn til at styret kan fungere som et kollegialt organ.
Valgkomiteen skal avgi en begrunnet innstilling for sine forslag og valg av kandidater. Innstillingen skal inneholde relevant informasjon om kandidater til valg og organenes sammensetning. Innstillingen skal også inneholde en beskrivelse av hvordan valgkomiteen har utført sitt arbeid.
Valgkomiteen innstilling skal være i henhold til NIFs lov §§ 2-4 (Kjønnsfordeling), 2-5, 2-6 og 2-7 (valgbarhetsreglene) og de til enhver tid gjeldende retningslinjer gitt i medhold av disse bestemmelsene.
2. Saksbehandlingsregler
Valgkomiteen er beslutningsdyktig når et flertall av medlemmene er tilstede. Samtlige medlemmer skal så vidt mulig gis anledning til å delta i behandlingen.
Møter i valgkomiteen avholdes etter innkalling fra lederen, og dessuten når to eller flere medlemmer, styrelederen eller daglig leder ber om det. Valgkomiteens leder har hovedansvar for komiteens arbeid.
Fra komiteens møter skal det føres protokoll som underskrives av de tilstedeværende medlemmer.
Valgkomiteen skal innhente de opplysninger fra klubbens medlemmer og eventuelt administrasjonen som anses relevante. Herunder vil inngå kontakt med klubbens styre og andre av klubbens organer for å kunne vurdere behov for endringer i styrets og andre organers sammensetning.
Valgkomiteen kan kun avgi én samlet innstilling. Ved uenighet skal flertallets innstilling legges til grunn.
3. Behandling av valgkomiteens innstilling
Valgkomiteens innstilling til årsmøtet bør tilgjengeliggjøres i god tid før årsmøtet. Fortrinnsvis bør innstillingen vedlegges sammen med innkallingen til årsmøtet. Komiteens leder, eller den han / hun måtte bemyndige, fremlegger innstillingen for årsmøtet.
NIFs lov om valgkomiteen
Mellom årsmøtene er styret idrettslagets høyeste myndighet, se NIFs lov § 2-15 og lovnormens § 18, 1. ledd. Som høyeste myndighet har styret et selvstendig ansvar for at det er kandidater til valg på årsmøtet. Fungerer ikke valgkomiteen, faller plikten til å sørge for tilstrekkelig mange og kvalifiserte kandidater tilbake på idrettslagets styre.
1. Aktuelle rettskilder
Idrettens egne rettskilder om valgkomiteer finner man først og fremst i NIFs lov § 2-18. Denne bestemmelsen står i NIFs lov kapittel 2 som gjelder for alle organisasjonsledd i norsk idrett, også for idrettslagene. Oppgaven til valgkomiteen i idrettslag fremgår av lovnormens § 19, 1. ledd.
Ved fastlegging av valgkomiteens oppgaver kommer fast og innarbeidet praksis i idrettslag inn som et rettskildedokument, sammen med formålsbetraktninger. Også generell foreningsrettslig praksis er en relevant rettskilde.
2. Hovedoppgave
Hovedoppgaven til valgkomiteen er som det fremgår av lovnormens § 19, 1. ledd, å legge frem en innstilling med kvalifiserte kandidater og villige kandidater til alle tillitsverv som skal velges på årsmøtet, med unntak av kandidater til valgkomiteen. Valgkomiteen skal legge frem forslag på kandidater, både ved valg på det ordinære årsmøtet som bestemt i lovnormens § 15, 1. ledd, nr. 10, og ved valg på ekstraordinære årsmøter, jf. lovnormens § 17, 4. ledd.
Valgkomiteen bør ha en løpende dialog med styret og orientere om det arbeidet som utføres, om styremedlemmene fungerer sammen og som forutsatt, om all nødvendig kompetanse er dekket osv.
Valgkomiteen må også føle stemningen blant idrettslagets medlemmer, om de er fornøyde med styrets sammensetning og arbeid, og om det er andre kandidater enn de sittende som bør inn i styret, osv.
Valgkomiteen skal ikke foreslå kandidater til ny valgkomité. Forslag på kandidater til valgkomiteen skal foreslås av idrettslagets styre, se lovnormens § 19, 1. ledd.
Valgkomiteen er en komité med stor innflytelse og påvirkningsmulighet på idrettslagets utvikling og fremtid. Valgkomiteens bør således være sammensatt av medlemmer med ulik bakgrunn, kompetanse og interesse, alder og kjønn. Styret må være seg dette ansvaret bevisst når det foreslås kandidater til ny valgkomité. Medlemmene av valgkomiteen bør skiftes ut med jevne mellomrom for å få dynamikk inn i ledelsen av idrettslaget.
3. Valgkomiteens arbeid
Valgkomiteen må gjøre seg kjent med idrettslagets lov og hvilke verv det skal velges personer til. Er alle styremedlemmene på valg, må valgkomiteen vurdere om det skal innstilles til gjenvalg av alle styremedlemmene, eventuelt hvilke styremedlemmer som bør byttes ut. Valgkomiteen må ha oversikt over hvilke styremedlemmer som er på valg, og hvilken kompetanse som kan forsvinne fra idrettslagets styre. Som regel er det uheldig å bytte ut alle styremedlemmene samtidig. Betydningen av kontinuitet må ikke undervurderes av valgkomiteen.
Valgkomiteen bør henvende seg til alle tillitsvalgte som er på valg, og spørre hvilke tanker de har om å fortsette i tillitsvervet eller annet tillitsverv i idrettslaget. Hvert enkelt styremedlem bør også spørre om samarbeidet i styret og dets arbeid, styrker og svakheter. Også de andre tillitsvalgte må spørres om hvordan de selv opplever at tillitsvervet er utført, om samarbeid med andre og om vedkommende stiller til gjenvalg.
Valgkomiteen skal også samtale med andre personer enn de som har tillitsverv i idrettslaget. Dette er personer som valgkomiteen vurderer som mulige kandidater til verv i idrettslaget, og andre som har vist stort engasjement for idrettslagets arbeid. Alle kandidater valgkomiteen samtaler med, bør får en reell forståelse av hva det forventes av tillitsvalgte i idrettslaget, uten å bagatellisere omfanget av arbeidet og hvor tidkrevende arbeidet er. Også de positive sidene ved tillitsvervet må naturligvis fremkomme i valgkomiteens samtaler med kandidatene.
Valgkomiteen er ansvarlig for at alle kandidater som foreslås har sagt seg villige til å påta seg det vervet de innstilles til. Kandidatene må bli forklart hva som kreves av tid og faglig kompetanse, samt bekrefte at vedkommende er villig til å påta seg vervet.
En god valgkomité klargjør for kandidatene deres rettigheter og plikter, og fordeler og ulemper ved å påta seg tillitsvervet.
Når valgkomiteen har gjort seg opp en mening om hvem som skal innstilles overfor årsmøtet, skal valgkomiteen avgi sin innstilling til styret. Innstillingen må overleveres i så god tid at styret får anledning til å gjøre valgkomiteens innstilling tilgjengelig for medlemmene, slik det fremgår av lovnormens § 13, 2. ledd, siste setning. Styret skal ha fullstendig saksliste og andre nødvendige saksdokumenter med forslag , herunder valgkomiteens innstilling, tilgjengelig for medlemmene seneste én uke før årsmøtet.
Medlemmer med forslagsrett har adgang til å fremme forslag til andre kandidater enn de som er foreslått av valgkomiteen. Slike forslag omtales som «benkeforslag» og kan settes frem på årsmøtet frem til valget tar til. Vedkommende må ha sagt seg villig til å bli foreslått som benkeforslag. I motsatt fall kan man risikere å velge en person som ikke vil eller ikke har anledning til å påta seg de oppgavene tillitsvervet medfører.
4. Medlem av valgkomiteen blir kandidat til verv i idrettslaget
Fra tid til annen forekommer det at ett eller flere av medlemmene i valgkomiteen bli kandidat til ette eller flere av de vervene i idrettslaget som valgkomiteen skal foreslå kandidater til, se lovnormens § 15, 1. ledd nr. 10 a) til og med e).
Blir et medlem av valgkomiteen vurdert som kandidat til ett eller flere av vervene, plikter vedkommende straks å tre av valgkomiteen. Det fremgår av NIFs lov § 2-18, 3. setning, og lovnormens § 19, 1. ledd, 2. setning. I et slik tilfelle rykker varamedlemmet opp som fullverdig medlem av valgkomiteen. Kommer valgkomiteen til at vedkommende ikke skal innstilles til verv i idrettslaget, trer vedkommende inn i valgkomiteen igjen med fulle rettigheter og plikter. Varamedlemmet som rykket opp som fullverdig medlem, må tre tilbake til rollen som varamedlem.
5. Innstilling på valg av valgkomitè
Styrets innstilling av kandidater til ny valgkomité er et saksdokument som skal være tilgjengelig for medlemmene en uke før årsmøtet, se lovnormens § 13, 2. ledd, siste setning, og pkt. 2.2, siste setning ovenfor. Valgkomiteen velges på årsmøtet, se lovnormens § 15, 1. ledd, nr. 10 f).
Lovnormens § 15, 1. ledd, nr. 10 f), fastslår at valgkomiteen består av leder, to medlemmer og ett varamedlem. Husk bestemmelsen om kjønnsfordeling i NIFs lov § 2-4 og lovnormens § 5. Siden valgkomiteen består av fire medlemmer medregnet varamedlemmene, skal det velges to personer av hvert kjønn, se lovnormens § 5, 1. ledd, 2. setning. Varamedlemmet regnes med når antallet i komiteen skal vurderes i forhold til kjønnsfordelingsbestemmelsen.